Come applicare le 5W+1H di Kipling nel Project Management

Hai mai sentito parlare delle 5W? E soprattuto delle 5W nel Project Management?

L’acronimo 5W sta per “Why”, “Who”, “What” “When” e “Where”,  il cui equivalente in italiano è “Perché”, “Chi”, “Cosa”, “Quando” e “Dove”.

L’origine di questo acronimo  è da ricercare nel mondo del giornalismo anglosassone e consiste in un metodo di analisi che ha l’obiettivo di individuare i punti chiave di una situazione prima di poter scrivere un articolo di cronaca. Una volta data una risposta a questi semplici quesiti, è possibile ricostruire una data situazione, un contesto, un evento e darne una rappresentazione.

Questo metodo è chiamato anche “Metodo di Kipling”, dallo scrittore britannico Rudyard Kipling che nel 1902 lo memorizzò attraverso un breve componimento poetico:

“I keep six honest serving-men / (They taught me all I knew); /Their names are What and Why and When/And How and Where and Who”

“Ho con me sei domestici sinceri/ (Mi hanno insegnato tutto quello che so);/ I loro nomi sono Cosa e Perché e Quando/E Come e Dove e Chi”

Come avrai potuto notare, oltre alle 5W è presente anche 1H; infatti, è stata aggiunta una nuova domanda che è il “Come” (l’H quindi di “How”).

Tutte insieme (le 5W + 1H) concorrono a formare uno dei pilastri del problem solving; si tratta infatti di uno strumento necessario per determinare le cause di un problema e trovare una soluzione.

Cosa c’entrano quindi le 5W+1H con il Project Management? Vediamolo subito.

Le 5W+1H per il Project Management

Nell’ambito del Project Management il metodo delle 5W+1H è efficace in fase di sistematizzazione: seguendo un iter ben preciso potrai definire agevolmente qual è l’obiettivo del tuo progetto, a chi è rivolto, cosa vuoi offrire, quando, dove e come vuoi farlo (vuoi sapere qualcosa in più, visita il primo post che abbiamo dedicato al Project Management?).

Infatti, soprattutto quando si lavora in team, è fondamentale organizzare le idee e proseguire in maniera sistematica e collaborativa; in questo modo si riesce a non deviare l’attenzione dal concetto chiave e a condividere una visione comune. Seguendo quindi tutti i passaggi potrai sfruttare le 5W+1H per raggiungere dei risultati positivi per i tuoi progetti.

Ma non solo! Questo metodo dà un apporto prezioso anche nelle situazioni in cui è richiesta un’attività di problem solving perché ti permette di non gettarti immediatamente a capofitto nella risoluzione del problema (rischiando di tralasciare degli elementi altrettanto importanti) e di procedere invece in maniera metodica e scrupolosa.

Anche la gestione delle relazioni con i clienti può trarre beneficio dall’applicazione del metodo delle 5W+1H perché, ponendosi le giuste domande rispetto ai loro bisogni e obiettivi, ne deriva una migliore immedesimazione e di conseguenza una capacità superiore di offrire i prodotti e i servizi adeguati e pertinenti alle necessità della propria audience.

Come applicare le 5W+1H nel Project Management

Capiamo adesso come declinare in modo corretto le 5W+1H per definire i punti chiave e raggiungere i risultati prefissati nel  piano di Project Management.

La prima condizione necessaria per il successo di questa pratica è che tu ti ponga solo quelle domande che sono davvero rilevanti rispetto alla situazione da affrontare. Una volta date tutte le risposte, puoi mettere in evidenza gli elementi centrali rispetto a quanto emerso e infine, sulla base di questi, programmare delle azioni significative. Andiamo per step:

• innanzitutto devi domandarti il “Why/Perché” di un determinato progetto, qual è la ragione per cui stai portando avanti una certa azione, cosa ti aspetti di ottenere, quali vantaggi pensi possa apportare rispetto ad altre soluzioni;
• per rispondere alla domanda “Who/Chi” è necessario chiederti a chi ti stai rivolgendo, qual è il tuo target. In questa fase devi considerare tutte le persone che potrebbero essere interessate a quanto vuoi offrire. Infatti non è detto che ci sia un’unica tipologia di cliente che possa mostrare attenzione verso di te: anche persone con caratteristiche diverse possono avere i medesimi bisogni e interessi. Una volta capito a chi ti stai rivolgendo (ricordate il post sulle buyer personas!?), potrai conoscerne i gusti, le necessità e le paure;
• il “What/Cosa” concerne invece cosa vuoi offrire al tuo pubblico, il fine per cui hai deciso di implementare un certo progetto, quali benefici dovrebbe apportare all’utente finale;
• per fornire una risposta al “Where/Dove” e al “When/Quando” devi invece considerare i luoghi e i tempi di questo progetto, quali sono i canali che vuoi sfruttare e l’arco temporale corretto in cui farlo;
• infine, l’”How/Come” mette in evidenza come devono essere realizzati i programmi, come vuoi raccontare i tuoi progetti, qual è il tone of voice che vuoi utilizzare.

Vantaggi e limiti del metodo delle 5W+1H

Adottando questo metodo puoi ottenere sicuramente numerosi vantaggi, come la semplicità: si tratta infatti di un modello sistematico per cui basta rispondere in maniera corretta a tutte le domande; inoltre è possibile applicarlo senza che sia necessaria una formazione particolare delle persone coinvolte. È anche un sistema versatile, perché lo si può estendere a circostanze anche molto diverse tra loro (pensa alla sua origine che deriva dal mondo del giornalismo e che è stata applicata a numerosi ambiti come quello del Project Management). Infine è completo perché permette di ottenere una visione totale di quanto progettato per poi scegliere il percorso ideale al raggiungimento degli scopi.

I limiti di cui invece devi tener conto se vuoi applicare questa metodologia riguardano la possibilità che tu non ti ponga le domande giuste e che di conseguenza possa non avere chiaro cosa vai a fare. Inoltre il fatto che il processo non possa essere automatizzato, pone comunque una condizione di rischio rispetto alla valutazione effettuata dall’uomo dato che questa può incorrere in interpretazioni errate.

In conclusione, il metodo delle 5W+1H può rivelarsi particolarmente utile nel Project Management: definisce un percorso preciso, aiuta a individuare i punti chiave delle strategie che si vogliono mettere in atto e si ottiene una visione comune e condivisa dei progetti in essere da parte di tutto il team coinvolto.