Mail, spam, webmail, mettere in copia, ecc..
Quante volte ci è capitato di perderci tra queste parole e di trovarci in difficoltà per scrivere una mail importante? Magari ad un cliente, un fornitore, o addirittura ad un nostro superiore?
Noi di Digitalizzami ti offriamo una guida rapida ed efficace per gestire la tua casella di posta e per non sbagliare mai nella stesura di una mail!
GESTIONE CASELLE DI POSTA
Intanto partiamo dalle basi: in ottica di knowledge management è FONDAMENTALE tenere in ordine tutte le proprie email, perchè ti consentono di ricostruire i processi anche ad anni di distanza e di mantenere in ordine e recuperabili tutte le tue risorse!
Come puoi applicare questo processo? Vediamo alcune tips per una corretta gestione delle mail e per essere sempre aggiornati!
- Fatti una sottocartella nella tua casella di posta per ogni tuo progetto, ad esempio: “campagna X”, oppure “progetto Y”, “Cliente Z” e sposta lì tutte le tue email una volta che le avrai lette e processate. In questo modo nella casella «in arrivo» avrai solo le email da processare! (processare = concludere il task, finire quel processo legato alla mail)
- È fondamentale che gli oggetti delle mail (il subject) seguano in modo preciso il contenuto. Sembra una banalità, ma in realta è un’azione fondamentale. Perché? Questo processo ti permette di recuperare una mail anche ad anni di distanza con facilità e poco tempo! Quindi oggetti molto precisi e puntuali che rispecchino esattamente il contenuto delle email.
- Ricordati di controllare la mail spesso! Inoltre è buon uso rispondere alle mail che riceviamo in almeno 24h. Questo punto è importantissimo per essere operativi e mantenere ottimi rapporti con i clienti/fornitori/colleghi
- Quando rispondi ad una mail non partire da una mail nuova ma fai “rispondi”, ancora meglio fare un “rispondi a tutti” in modo da tenere gli altri soggetti coinvolti nel processo sempre in copia affinchè l’informazione continui a circolare anche con questi.
COME SCRIVERE UNA MAIL
Passiamo ora al punto focale di questo articolo: come scrivere una mail correttamente. Vediamo come è strutturata una lettera di posta elettronica e come si compila. Vi assicuriamo che sembra un processo banale, ma in realtà necessità diverse regole e accorgimenti per essere sviluppato al meglio!
- Campi della mail:
- “A”: sono i destinatari (di solito è uno), coloro che saluti e verso cui ti rivolgi. Mai mettere troppi destinatari in mail e rispettare la privacy delle persone in linea di massima non mettendo nella stessa email persone che non si conoscono.
- “cc”: sta per “Copia Conoscenza” ,coloro che devono essere a conoscenza del contenuto perchè partecipano a quel processo, si dice “mettere in copia”. Inserendo dei contatti in questo campo riceveranno anche loro il contenuto della mail ma non saranno i principali destinatari di questa.
- “ccn” (o “bcc”): sta per “Copia Conoscenza nascosta”, coloro che devono essere in copia ma il destinatario non deve vederlo. I contatti inseriti in questo campo riceveranno il contenuto della mail, ma a differenza dei “cc”, non sarà possibile per il principale destinatario vedere a quali altre persone è stata recapitata la mail.
- “oggetto”: è il titolo della mail. Deve esprimere in poche parole il contenuto. Come detto precedentemente, è fondamentale che l’oggetto segua in modo preciso il contenuto della mail!
- Corpo del testo
- Saluti: cerchiamo di comprendere a chi ci stiamo rivolgendo. Questo step è fondamentale per impostare tutto il contenuto della nostra mail e il relativo TOV (Tone of voice). Si saluta sempre il destinatario (quello del campo “A”), si possono utilizzare i seguenti modi in ordine di formalità (più è alta/importante la posizione del nostro destinatario, meno abbiamo rapporto con questo, più dobbiamo essere formali): Egregio/a, Gentile, Caro/a, Buongiorno, Salve.
- Messaggio: è il contenuto principale della nostra mail, quello per cui la stiamo scrivendo e che sintetizza ciò che vogliamo comunicare. L’ottimale sarebbe utilizzare una forma sintetica ma espressiva. Ricordiamo inoltre di modificare il nostro TOV in base a chi ci stiamo riferendo (gradi di formalità, conoscenza, importanza). Per quanto riguarda la formattazione grafica è consigliabile usare un carattere predefinito, arricchendo il testo con grassetti, corsivi e sottolineature; questo ci permetterà di porre maggiore attenzione su alcuni concetti espressi nel testo.
- Chiusura del testo: allo stesso modo dei saluti, anche in questo caso è utile utilizzare alcune forme testuali in base alla formalità del messaggio: per un tono molto formale “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”, per un tono formale “Buona serata/giornata” o “Buon proseguimento”, per un tono informale invece “Con affetto” o “Un abbraccio”.
- Allegati
È la funzione che ci permette di inserire un documento, immagine, video, file, all’interno della nostra mail. Spesso il testo di una mail si riferisce all’allegato, quindi è importante ricordarsi di inserirlo!
Per i più sbadati: se utilizzate Gmail, Google grazie alla sua AI “legge” le nostre mail e ci ricorda di inserire un allegato nel caso ce lo stessimo dimenticando 😉
- Firma
Al termine di ogni mail è importantissimo firmarsi per permettere al nostro destinatario di comprendere con chi sta comunicando.
Alcuni servizi di mailing permettono di creare una tua firma standard che viene applicata automaticamente ogni volta che scrivi una mail.
Una pratica molto comune e altrettanto importante è quella di inserire i contatti (sito, telefono, social, email) nella firma, in modo che il destinatario abbia tutte le informazioni necessarie per ricontattarci e capire chi siamo!
Per un servizio di firma più professionale vi consigliamo di dare un’occhiata qui
COME EVITARE CHE LA NOSTRA MAIL FINISCA NELLO SPAM?
Lo spam è un messaggio di posta elettronica non richiesto, inviato ad un numero di utenti molto elevato.
Le e-mail finiscono in spam del destinatario perché il dominio da cui sono inviate o il server ad esso collegato vengono inseriti in blacklist, come evitarlo?
- non mandare mai troppe email di seguito con stesso oggetto e stesso corpo (fare passare almeno mezz’oretta tra una e l’altra)
- non mandarle a troppi indirizzi email in cc o campo A
- aggiornare sito, CMS e plug-in
Se volete maggiori approfondimenti sullo Spam vi consigliamo questo video!
ALCUNE REGOLE IMPORTANTISSIME!
- Ogni mail va customizzata (ossia adattata nei contenuti e nel tono) all’interlocutore, rispettando la corporate identity dell’azienda può essere più o meno formale, più o meno diretta
- Una mail va sempre riletta prima di inviarla, specie se va all’esterno del team non sono ammessi errori di battitura.
Dopo questa mini guida sarai pronto per non sbagliare più nulla nella tua gestione della casella di posta elettronica e sulla scrittura delle mail!